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R25 Room Schedulers - R25 Room Schedulers Manual

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R25 Room Schedulers - R25 Room Schedulers Manual


The ATTACHED R25 Room Schedulers Manual provides instructions for all aspects of scheduling spaces and events for designated Room Schedulers with accounts on the R25 system at SCC. 

Table of Contents:

Accessing the R25 Event Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
    Citrix Server Log In  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
    R25 Application Log On  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
The My R25 Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
Understanding the MyR25 Form Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Getting Acquainted with the R25 Working Environment  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
    R25 Menu Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
    R25 Tool Bar  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-11 
    R25 Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
    SpeedBook™ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Creating an Event Reservation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13
    Open SpeedBook™ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
    Event Header  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
    Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13
    Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
    Primary Organization   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  14
    Title  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
    State  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  16
    Requestor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
    Reservation Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  16
    Event Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
    First Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
    Repeat Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
    Reservation Comments  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
Space Assignment Worksheet  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
    Expected Headcount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
    Set Preferred Space . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
    Check Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
    Assign Space   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
    SAVE THE EVENT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
Resource Assignment Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21 
    Assign Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22
Summary Worksheet (Review/Modify Reservation) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
Event Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
    Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
    Custom Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Event Categories  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25-27
How to Process a Reservation Request received via the On Line R25 System. . . . . .  28
Event Confirmation Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Email  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Creating Events with Multiple Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Cancel an Event or Event Occurrence(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Restore a Cancelled Occurrence  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Reassign an Event or Event Occurrence to Another Space  . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Saving a Temporary DRAFT of your work  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
R25 Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35-42
SCC R25 Report Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43-44
R25 Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45-47
Space Searches-Quick Reference Guide  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Reports-Quick Reference Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Event Scheduling Key Terms  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50-51



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Last Modified:Wednesday, July 10, 2013
Last Modified By: McNeill_P
Type: HOWTO
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